Архів: 16.10.2006 – 23.11.2006
Щодо нотаріального засвідчення копій документів (16.03.2009)
А. С. БАБЕНКО (м. Феодосія):
Я загубив своє службове посвідчення, але у мене збереглися його ксерокопії. На час виготовлення нового посвідчення я хотів завірити ці копії нотаріально. Звернувся із цим до нотаріуса, але той відмовився посвідчувати копії, повідомивши, що такі документи не підлягають нотаріальному посвідченню. Чи правомірно він вчинив? І хіба не будь-який документ можна посвідчити нотаріально?
ВІДПОВІДЬ ЮРИСТА:
У вашому випадку відмова нотаріуса є цілком правомірною, оскільки, по-перше, нотаріус зобов'язаний звірити з оригіналом копію (фотокопію) документа, вірність якої він засвідчує, а у вас оригінал документа відсутній. По-друге, Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 року 20/5 (далі - Інструкція) нотаріусам прямо забороняється засвідчувати вірність копій службових посвідчень та інших документів, знімання копії з яких не допускається.
Вірність копії (фотокопії) з копії (фотокопії) документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність копії (фотокопії) засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія (фотокопія) видана юридичною особою, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться в справах юридичної особи, яка видала документ.
На рахунок засвідчення будь-якого документа, слід вказати, що засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу. Порядок засвідчення вірності копій документів врегульовано главою 11 Закону України "Про нотаріат" від 2 вересня 1993 року 3425-XII та розділом 27 Інструкції.
Так, по-перше, документ, з якого посвідчується копія, повинен відповідати вимогам закону. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.
Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на кількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином.
По-друге, документ повинен мати юридичне значення. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
Практично кожен документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії.
По-третє, засвідчення вірності копій документів має бути не заборонене законом. Закон України "Про нотаріат" не містить переліку документів, з яких не можна засвідчити вірність копії. Проте п. 255 Інструкції, а також Указ Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 р. (який не суперечить законодавству України) містять положення, згідно з якими забороняється засвідчувати вірність копій паспорта, документів, що його замінюють (довідка про втрату паспорта, видана органами внутрішніх справ, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця, довідка про звільнення з місць позбавлення волі), військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, знімання копії з яких не допускається.
Не допускається засвідчення вірності копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть), а також засвідчення вірності копії (фотокопії) з додатка без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості)1.
По-четверте, засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій та установ і стосуються особистих прав і законних інтересів громадян. Тобто нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копії листів одних підприємств, установ, організацій, адресованих іншим підприємствам, організаціям і установам, бо такі документи повинні зберігатись у справах установи, їх вилучення чи видача зі справи не дозволяється.
Отже, як бачимо, чинне законодавство передбачає, що копії далеко не всіх документів можуть бути нотаріально засвідчені, в тому числі й службових посвідчень, знімання копії з яких не допускається.
1 Абз. 4 п. 255 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 року 20/5.
Рубрику веде юрист юридичного департаменту газети "Товариш" Галина Литвинова
Запитання до юриста можна надсилати: "Товариш", "Запитай у юриста", а/с 266, м. Київ-21, 01021; електронною поштою: jurporada@ukr.net
У листах чітко формулюйте 1-2 запитання, вказуйте повну адресу, прізвище, ім'я та по батькові (за потреби ми не будемо їх друкувати). Юридична допомога на шпальтах газети є виключно дорадчою.
Архив за 16.10.2006 – 23.11.2006
Версія для друку
